Mit kell tudnom az elektronikus számla befogadásáról?
Megmutatjuk, mit kell tudnod az elektronikus számlák befogadásáról, a vevő beleegyezéséről, a hitelesség ellenőrzéséről, a könyvelésről és a megőrzésről.
Az elektronikus számla befogadása ma már sok vállalkozás mindennapi működésének része. Ahhoz, hogy szabályosan kezeld, érdemes tisztában lenned az alkalmazásának feltételeivel és a befogadás után szükséges teendőkkel.
Kell a vevő beleegyezése az elektronikus számla befogadásához?
Igen. Az elektronikus számla alkalmazásának főszabály szerint feltétele a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.
A beleegyezésnek nem feltétlenül kell külön írásbeli nyilatkozatnak lennie. A NAV tájékoztatása szerint hallgatólagosan is megvalósulhat, például akkor, ha a vevő kiegyenlíti az elektronikus számlán szereplő összeget.
Hogyan kérhetem a vevő beleegyezését az e-számla befogadásához?
A vevő többféleképpen is beleegyezhet az elektronikus számla befogadásába. A megfelelő megoldás a számlázott ügylet jellegétől és a felek közötti kapcsolattól is függhet.
A beleegyezést kérheted például:
- szóban, ha erre a számlázás előtt lehetőséged van,
- a felek közötti szerződésben,
- internetes vásárlás vagy online szolgáltatás esetén az Általános Szerződési Feltételekben.*
*Az ÁSZF-ben egyértelműen tüntesd fel, hogy a vásárlásról vagy szolgáltatásról elektronikus számla készül. Ha a vevő a rendelés vagy regisztráció során például egy jelölőnégyzet kipipálásával elfogadja az ÁSZF-et, ez megfelelő alapot jelenthet az aktív beleegyezés igazolásához.
A NAV tájékoztatása szerint a beleegyezés hallgatólagosan is megvalósulhat, például az elektronikus számlán szereplő összeg kiegyenlítésével.
Honnan tudhatom, hogy elektronikus számlát kaptam és hogyan ellenőrizhetem a hitelességét?
Attól, hogy egy számlát PDF formátumban kaptál meg, még nem biztos, hogy elektronikus számláról van szó. A PDF lehet papíralapú számla elektronikus másolata vagy elektronikus számla is.
Ha a dokumentumból nem derül ki egyértelműen, hogy milyen számlát kaptál, kérj tájékoztatást a számla kiállítójától. Elektronikus számla esetén az elektronikus aláírás és annak érvényessége a befogadás után is ellenőrizhető.
A Számlázz.hu előfizetői csomagjaival külön díj fizetése nélkül állíthatsz ki hitelesített elektronikus számlát.
Az elektronikus számla elkészítése után és a befogadásakor is ellenőrizhető az elektronikus aláírás megléte és érvényessége, valamint az, hogy a dokumentum valóban a kibocsátótól származik-e.
Ez az információ számlakiállítóként is hasznos lehet számodra. Ha vevőd bizonytalan az e-számla befogadásával kapcsolatban, megoszthatod vele az ellenőrzés részletes lépéseit bemutató cikkünket.
Mit tehetek, ha a vevő utólag tiltakozik az e-számla ellen?
Ha a vevő jelzi, hogy a továbbiakban nem szeretne elektronikus számlát kapni, a következő számlákat papíralapúként állítsd ki, vagy kérdheted újra a beleegyezését az e-számla befogadásához.
Az utólagos tiltakozás a korábban, a vevő beleegyezése mellett kiállított e-számlákat nem érinti.
Érdemes a vevő kérését írásban rögzíteni, és egyértelműen meghatározni, hogy melyik számlától kezdve tart igényt papíralapú számlázásra.
Hogyan könyvelhetem az elektronikus számlákat?
Az elektronikus számlákat ugyanúgy könyvelheted, mint a papíralapú számlákat. Áfás számla esetén az áfalevonási jogodat is ugyanúgy gyakorolhatod, nincs szükség külön intézkedésre.
A legfontosabb különbség nem a könyvelésben, hanem a számlák megőrzésében van. Míg a papíralapú számlákat papír formában kell megőrizni, az elektronikus számlákat minden esetben elektronikusan, fájlként szükséges tárolni.
Az elektronikus számlák kontírozása is egyszerűbb lehet, mert a kontírozási adatokat nem szükséges magán az elektronikus számlán feltüntetni.
Az elektronikus számlák megőrzése eltér a papíralapú számlákétól. Fontos, hogy a jogszabályi előírásoknak megfelelő digitális archiválásról is gondoskodj.
Hogyan segíthet a Számlázz.hu az elektronikus számlák megőrzésében és archiválásában?
Ha vállalkozásod rendszeresen fogad be elektronikus számlákat, érdemes olyan megoldást választanod, amely a számlák jogszabályoknak megfelelő megőrzésében is segítséget nyújt.
A Számlázz.hu #profi csomagja digitális archiválási szolgáltatást is biztosít. A rendszerben elérhető elektronikus számlák megőrzéséről így nem kell külön gondoskodnod. A Számlaverzumon keresztül beérkező, nem a Számlázz.hu-ban készült számlák is archiválhatók, ha a kiállítótól kapott számlaképet feltöltöd a számlázási fiókodba.
Ez különösen hasznos lehet a vállalkozások számára kötelező elektronikus közműszámlák megőrzésénél is. A részletekről külön cikkünkben olvashatsz.
Ha vállalkozó vevőidnek is segítséget jelentene az elektronikus számlák kezelése és megőrzése, ajánlhatod számukra a Számlázz.hu-t. Az ajánlórendszer használatáról a kapcsolódó cikkünkben találsz részletes információt.