A számlaértesítő működése több beállítással is testre szabható. Megadhatod például, hogy milyen e-mail címről érkezzen az értesítő, hová válaszolhasson a vevő, kérhetsz BCC másolatot, valamint az értesítők szövegét is módosíthatod.
Milyen e-mail címről küldi a rendszer a számlaértesítőt?
Az első értesítő kiküldése előtt szükséges meghatározni az értesítő küldő e-mail címet. A számlaértesítőket a rendszer saját e-mail címről küldi ki, amely mindig @szamlazz.hu-ra végződik, például cegnev@szamlazz.hu. A cím első részét azonban személyre szabhatod, amelyet még az első kiküldés előtt állíthatsz be. Ha később ezen módosítani szeretnél, írj ügyfélszolgálatunknak – a változtatás csak így lehetséges.
Erre a címre fognak válaszolni partnereid, amikor a számlaértesítőre küldenek választ. Az így érkező leveleket automatikusan a vállalkozásod kapcsolattartási e-mail címére továbbítjuk.
Milyen e-mail címre válaszol a vevő, ha számlaértesítőt küldök neki?
A Beállítások / Fiók beállításai / Számlaértesítő beállítások menüpontban több beállítási lehetőséget találsz.
-
Feladó neve: Mindig a vállalkozásod neve.
-
Válasz e-mail cím: Ide érkezik partnered válasza, ha reagál a kiküldött értesítőre. Ha nem adsz meg külön válasz e-mail címet, a válasz az alapértelmezett @szamlazz.hu-s e-mail címre érkezik, amelyet a rendszer automatikusan továbbít a vállalkozás kapcsolattartási e-mail címére.
Szükséges külön beállítás, ha papír alapú számláról értesítőt szeretnék küldeni?
A papír alapú számláról is küldhetsz értesítést, azonban azt nyomtatva is szükséges eljuttatni vevőd részére.
A Számlázz.hu-ban az alábbi beállításokra van lehetőség:
-
Papíralapú számla: Ha a Számlaértesítőt küldök (papír alapú számla) opció engedélyezett a fiókban, a számla elkészítésekor azonnal küldhetsz értesítőt. Ellenkező esetben csak utólagosan, a számla sorából az Értesítések lehetőséggel küldhető el.
-
E-számla: A számla elkészítése után közvetlenül lehetőséged van az értesítő azonnali kiküldésére.
Kérhetek tiktosmásolatot (BCC) az elküldött számlaértesítőkről?
Ha szeretnél titkos másolatot kapni az értesítőkről, engedélyezd A számlaértesítő e-mailekről titkos másolatot (bcc) kérek beállítást. Itt megadhatsz egy e-mail címet, amire fogadni szeretnéd ezeket a leveleket.
Az e-mail cím megadási lehetőség 2025. július 23-tól érhető el. Azokban a fiókokban, ahol ez a funkció az e-mail cím mező bevezetését megelőzően is be volt kapcsolva, ott a vállalkozás kapcsolattartási e-mail címével előtöltjük az e-mail cím mezőt, ahova addig is kapták ezeket az e-maileket.
Személyre szabhatom a számlaértesítők szövegét?
A Beállítások / Fiók beállításai / Számlaértesítő sablonok menüpontban lehetőséged van testreszabni a számlaértesítők szövegét. Néhány egyszerű paraméter segítségével személyre szabhatod az értesítők tartalmát és megjelenését, így még professzionálisabb lehet az ügyfeleid számára küldött számlaértesítő e-mail.
Az alapértelmezett sablonok 15 nyelven érhetők el. Részleteket kapcsolódó cikkünkben olvashatsz!!
Milyen számlaértesítő típusokat tudok használni a Számlázz.hu-ban?
A Beállítások / Fiók beállításai / Számlaértesítő sablonok menüpontban az alábbi értesítőtípusokhoz állíthatsz be külön sablont:
-
számlaértesítő,
-
számla fizetési emlékeztető,
-
számla fizetési felszólítás,
-
díjbekérő értesítő,
-
díjbekérő emlékeztető,
-
szállítólevél értesítő,
-
köszönőlevél,
-
nyugtaértesítő.
Amikor egy bizonylathoz utólag szeretnél értesítőt küldeni, a rendszer a bizonylat fizetettségi állapota és lejárati dátuma alapján ajánlja fel a legmegfelelőbb típust.
Az értesítők későbbi kiküldésére, a kiküldések nyomon követésére és további értesítők elküldésére is van lehetőség – erről ide kattintva olvashatsz bővebben.