Tömeges számlagenerálás: Mintafájl kitöltési útmutató

Számla alapadatok, tétel adatok és opcionálisan megadható adatok kitöltése

Miután letöltötted a mintafájlt, a legfontosabb, hogy megfelelő adatokkal töltsd ki a táblázat celláit.

👉 Fejlécsorok

Az első három sor a mintának megfelelő fejléc. Ezeket ne töröld ki és ne módosítsd, mert biztos támaszt nyújtanak az adatok kitöltésekor. A 4. sortól mintaadatok szerepelnek, ezek törölhetőek.

👉 Számlaadatok első sora: alapadatok

Az A-I oszlopban lévő adatok kötelező elemek egy számla kiállításakor. A számlagenerálás nem lesz sikeres, ha ezek az adatok nincsenek kitöltve.
Vannak további, opcionálisan kitölthető oszlopok is. Ilyen például a számla megjegyzés, szállító bankszámlaszáma, könyvelési adatok, deviza adatok, főkönyvi adatok, stb. 

A – sorszám
B – vevő neve vagy azonosítója*
C – vevő cím: irányítószám
D – vevő cím: város
E – vevő cím: utca és házszám
F – fizetési mód
G,H,I – számla dátumai: kelt, teljesítés és fizetési határidő (elfogadott formátumok: EEEE.HH.NN vagy EEEE-HH-NN)

* A vevőazonosítót fiókodban a Beállítások – Partnerek menüpontban adhatod meg, a mintafájlban pedig hivatkozhatsz rá. Az azonosító formátuma nem kötött, azonban az adott azonosító kizárólag csak egy partner adatlapján szerepelhet. Részletekért kattints ide!

Megfelelő formátum a vevő neve cellában az azonosítóval történő számlázás esetén: 

Azonosító: 123456 (azonosító + kettőspont + szóköz + a partner adatlapján szereplő azonosító)

👉 Számlaadatok második sora: tételek 

A számlaadatok első sorát legalább egy tételsornak követnie kell az Excelben:

A fejlécsor harmadik sora alapján az A-F oszlopban kell megadnod a tételadatokat:

A – minden számlatételnél legyen üres ez a cella
B – termék/szolgáltatás neve (szöveges leírás)
C – mennyiség (egész vagy törtszám)
D – mennyiségi egység (pl. darab, óra, hó, stb…)
E – nettó egységár
F – áfakulcs

Ezek az adatok elegendőek ahhoz, hogy a tétel felkerüljön a számlára.

A Számlázz.hu a megadott:

• mennyiség,
• nettó egységár és
• áfakulcs

alapján ki fogja számolni a számlatétel

• nettó értékét,
• áfa értékét és
• ennek a kettőnek az összegeként a bruttó értéket.

Ebben az esetben a Számlázz.hu rendszere kerekítheti az értékeket. A kerekítésről ide kattintva találsz bővebb leírást.

Ha az alábbi adatokat megadod az Excelben, akkor a Számlázz.hu rendszere nem kalkulál árakat, hanem az általad Excelbe írt adatokat veszi alapul.

G – tétel nettó értéke
H – tétel áfa értéke
I – tétel bruttó értéke

Az első tételsor után további tételsorokat is rögzíthetsz. Az utolsó számlatétel adatsort követően pedig megkezdheted a következő számla adatainak rögzítését olyan módon, hogy az A oszlopban a következő sorszámot jeleníted meg. Ez azt jelenti, hogy onnantól egy új számla kezdődik majd.

A tételek esetében is megadhatóak opcionális adatok. Ilyen például a tételmegjegyzés, devizás számlázáshoz szükséges adatok (devizanem, devizaárfolyam, devizaárfolyam bankja), főkönyvi adatok, stb.
Devizás bizonylatok létrehozásához részletes súgót ide kattintva érsz el.

👉 Soremelések

Ne használj sehol soremelést/sortörést (ALT+ENTER) még akkor sem, ha pl. a megjegyzés mezőben erre szükséged lenne, mert ettől szétesnek az adatok. Amennyiben mégis többsoros megjegyzést szeretnél megjeleníteni a számla megjegyzésében, akkor a sorokat [br] kóddal kell elválasztani egymástól. A példa megtekintéséhez kattints ide!

👉 Bankszámlaszám, megjegyzésmezők kezelése

Néhány adatot rendszerünk automatikusan a számlázási fiókból emel a számlára, ha a feltöltött fájlban nem adtad meg. Bővebb információt ide kattintva érsz el.

Ha végeztél az adatok kitöltésével, sikerült az Excel-fájt megfelelően CSV-formátumban elmenteni, akkor már csak a fájl feltöltése van hátra. A fájlfeltöltés lépéseit újabb bejegyzésben találod meg. Részletekért kattints ide!