Az autokasszával automatizáltan kezelheted kimenő és bejövő számláid kifizetettségét #digital vagy #profi csomagunk használata mellett!
👉 Az autokassza célja
Ha vevőd átutalással fizet, akkor:
- az érintett számla automatikusan kifizetettre állítódik a számlázási fiókodban,
- sőt: ha díjbekérőt fizetett ki a vevőd, akkor a számla is automatikusan elkészül (a díjbekérő alapján), és a rendszer el is küldi vevőd részére.
👉 Milyen bizonylatokkal történik párosítás?
- kimenő és bejövő számlákkal egyaránt működik a párosítás
- díjbekérő
Sztornó és sztornózott számlához tranzakció nem párosítható.
👉 Az autokassza működési algoritmusa
1. Számlaszám, díjbekérő szám vagy rendelésszám keresése a közlemény mezőben
Az algoritmusok számára a legideálisabb, ha a megadott adatok teljes hosszukban, szeparáltan szerepelnek az utalás közleményében.Az autokassza ezeket az adatokat ellenőrzi a tranzakcióra vonatkozóan és az alábbi sorrendben vizsgálja meg azokat:
- kifizetetlen számla száma,
- nyitott díjbekérő száma,
- vagy számlán/díjbekérőn található rendelésszám.
2. Korábban utalt-e már nekünk ez a személy/cég?
Ha az átutalás közlemény mezője üres (vagy zagyva a tartalma, tehát nem feldolgozható), akkor a rendszer megnézi, hogy korábban erről a bankszámlaszámról utaltak-e már. Ha igen, akkor azt is ellenőrzi, hogy az átutalást vajon melyik számlára, és főleg: melyik vevőnkhöz könyveltük le.
Ha van ilyen korábbi átutalás, akkor az átutaló bankszámlaszáma alapján be tudjuk azonosítani a vevőt. Ez segít abban, hogy kifejezetten ehhez a vevőhöz keressünk nyitott számlákat és díjbekérőket.
3. Mire érdemes figyelni az utalás közleményével kapcsolatban?
Az autokassza párosítási folyamatának hátterében egy okos automatizmus áll, így számos kombináció közül ki tudja olvasni a megfelelő adatokat, ami az utalás közleményébe kerül.
Fontos figyelembe venni, hogy a számla sorszámát vagy a számlán szereplő rendelésszámot pontosan és teljes terjedelmében kell megadni a közleményben.
Ezek kombinálhatóak is a közleményen belül, ha több bizonylat kiegyenlítésére kerül sor egy utaláson belül.
A közleményben elválasztásra bármelyik alábbi elválasztóval, tetszőleges kombinációban van lehetőség:
\s: Bármelyik whitespace karakter (szóköz, tabulátor, újsor stb.).|: Függőleges vonal karakter.,: Vessző karakter.;: Pontosvessző karakter.:: Kettőspont karakter..: A pont karakter.
Nézzünk erre néhány példát:
- számlaszám, rendelésszám, számlaszám
- rendelésszám rendelésszám számlaszám
- számlaszám számlaszám, rendelésszám
- rendelésszám;számlaszám , számlaszám
Több bizonylat egy utalásban történő rendezésénél, ha az elválasztások megfelelőek és a számlaszám vagy rendelésszám teljes terjedelmében megadásra kerül, akkor a rendszer automatikusan minden érintett bizonylathoz hozzápárosítja a tranzakciót.
A párosítás nem lesz sikeres, ha a helyes számlaszám vagy rendelésszám egy folyószöveg része és nincs elszeparálva a fenti lehetőségek valamelyikével.
Példa: E-2024-1számla rendezése
👉 További feltételek a tranzakciók sikeres párosításához
A tranzakciókat -banktól függően- 30, 60 vagy 90 napra visszamenőleg kérjük le, s jelenítjük meg a Bank - Banki tranzakciók menüben.
- Közlemény alapján automatikusan párosítunk 60 napnál nem régebbi tranzakciót , de csak maximum 180 napos számlákkal.
- Összeg szerinti párosításnál csak az adott naphoz képest, 14 napnál nem régebbi keltezésű számlákat vizsgál a rendszer.
- 14 napra visszamenőleg történik párosítás, ha csak partner alapján van találat, tehát közlemény alapján sikeres párosításra nincs lehetőség.
❓ Milyen beállításokat érdemes ellenőrizni a használat előtt?
- Engedélyezheted vagy tilthatod, hogy a díjbekérőhöz érkező utalás esetén abból automatikusan készüljön számla vagy manuálisan fogod elkészíteni azt.
- Mivel a díjbekérő nem számviteli bizonylat, így alapértelmezett beállítás a fiókban, hogy amennyiben az kiszámlázásra kerül, akkor visszavonhatatlanul töröljük azt a fiókból.
A díjbekérő beállításairól ide kattintva olvashatsz bővebben.
- Beállíthatod azt is, hogy amennyiben a díjbekérőből automatikusan készül számla, akkor előlegszámla vagy számla készüljön. A beállítást számlatömbönként szabályozhatod a fiók beállításaiban. Részletekért kattints ide!
Az autokasszához kapcsolódó további bejegyzéseinket tudástárunkban éred el!
