Mire való az autokassza?
A kifizetett számlák manuális nyomon követése időigényes és hibalehetőségekkel teli feladat, különösen akkor, ha sok kimenő számlát kezelsz egyszerre. Ha az autokassza nincs beállítva, minden egyes beérkező utalást kézzel kell összevetni a megfelelő számlával, majd manuálisan fizetettre állítani. Az autokassza ezt a folyamatot automatizálja: a Számlázz.hu összeköti a bankszámládat a számlázási fiókoddal, és a beérkező banki tranzakciókat automatikusan párosítja a számlákkal, majd fizetettre állítja azokat.
Hogyan működik az autokassza?
Ha vevőd átutalással fizet, akkor:
-
az érintett számla automatikusan kifizetettre állítódik a számlázási fiókodban,
-
beállíthatod, hogyha díjbekérőt fizetett ki a vevőd, akkor a számla is automatikusan elkészüljön (a díjbekérő alapján), és a rendszer el is küldi vevőd részére.
Ha átutalással fizeted ki partnered számláját, akkor:
- az átutalás közleményébe írt pontos számlasorszám alapján a bejövő számlád kifizetettségét is kezeli az autokassza.
Az autokasszán keresztül érkező bankkártyás tranzakciókat manuális párosítással lehet számlához rendelni.
A párosítás az alábbi bizonylatokkal működik:
-
kimenő és bejövő számlákkal egyaránt
-
díjbekérővel
A sztornó és sztornózott számlához tranzakció nem párosítható.
A banki tranzakciók átadása nem azonnali. Az összekötés elvégzése után az autokassza akár 24 órán belül elvégzi a párosítást (legkésőbb másnap délelőttig vagy délutánig). Ha egy számla még nem áll fizetettre, érdemes másnap újra ellenőrizni.
Milyen adatok alapján párosít az autokassza?
1. Számlaszám, díjbekérőszám, rendelésszám vagy partner azonosító a közleményben
Az autokassza az alábbi adatokat ellenőrzi az utalás közleményében, és ebben a sorrendben vizsgálja meg azokat:
- kifizetetlen számla száma,
- nyitott díjbekérő száma,
- vagy számlán/díjbekérőn található rendelésszám,
- partner azonosító.
Az algoritmus számára az ideális, ha a megadott adatok teljes hosszukban, szeparáltan szerepelnek az utalás közleményében.
2. Korábban utalt-e már nekünk a partner?
Ha az átutalás közlemény mezője üres (vagy nem feldolgozható tartalmú), a rendszer megnézi, hogy korábban erről a bankszámlaszámról utaltak-e már. Ha igen, ellenőrzi, hogy az átutalás melyik számlához lett korábban párosítva, és melyik vevőhöz lett könyvelve.
Ha van ilyen korábbi átutalás, az átutaló bankszámlaszáma alapján beazonosítjuk a vevőt, és kifejezetten ehhez a vevőhöz keresünk nyitott számlákat és díjbekérőket.
Hogyan kell megadni az adatokat a közleményben?
Az autokassza párosítási folyamatának hátterében egy okos automatizmus áll, amely számos kombináció közül ki tudja olvasni a megfelelő adatokat.
A számlasorszámot vagy a számlán szereplő rendelésszámot pontosan és teljes terjedelmében kell megadni a közleményben.
Ezek kombinálhatók is, ha több bizonylat kiegyenlítésére kerül sor egy utalásban. A közleményben elválasztásra az alábbi karakterek bármelyike, tetszőleges kombinációban alkalmazható:
\s: Bármelyik whitespace karakter (szóköz, tabulátor, újsor stb.).|: Függőleges vonal karakter.,: Vessző karakter.;: Pontosvessző karakter.:: Kettőspont karakter..: Pont karakter.
Néhány példa érvényes közleményre:
- számlaszám, rendelésszám, számlaszám
- rendelésszám rendelésszám számlaszám
- számlaszám számlaszám, rendelésszám
- rendelésszám;számlaszám , számlaszám
Több bizonylat egy utalásban történő rendezésekor, ha az elválasztások megfelelőek és a számlaszám vagy rendelésszám teljes terjedelmében megadásra kerül, a rendszer automatikusan minden érintett bizonylathoz hozzápárosítja a tranzakciót.
A párosítás nem lesz sikeres, ha a helyes számlaszám vagy rendelésszám egy folyószöveg része, és nincs elszeparálva a fenti lehetőségek valamelyikével. Például az alábbi közleményben a sorszám mögül hiányzik egy szóköz: E-2024-1számla rendezése
Ha a számlaszámból véletlenül kimaradnak az elválasztó karakterek a közleményben (pl. SZJ2024001 kötőjel nélkül, holott a számlaszám SZJ-2024-001), a rendszer megpróbálja ezt az egyszerűsített formát is egyeztetni.
Mi történik, ha az utalás összege nem egyezik a számla összegével?
Ha a tranzakció összege kevesebb a számla fennmaradó kintlévőségénél, az autokassza részleges kifizetésként is párosítja, de csak akkor, ha:
- az utalás közleménye pontosan egy számlaszámot azonosít,
- és az adott bizonylat számla (díjbekérőre ez nem vonatkozik).
Ilyenkor a rendszer a beérkezett összeggel részben állítja fizetettre a számlát.
Ha egy számla már részlegesen ki van fizetve, és egy újabb tranzakció összege megegyezik a számla eredeti teljes összegével (nem a fennmaradó kintlévőséggel), a rendszer biztonsági okokból nem párosít automatikusan, ezt manuálisan kell elvégezni.
Milyen feltételek vonatkoznak a párosításra?
A tranzakciókat (banktól függően) 30, 60 vagy 90 napra visszamenőleg kérjük le, és jelenítjük meg a Bank / Banki tranzakciók menüben.
- Közlemény alapján automatikusan párosítunk 90 napnál nem régebbi tranzakciót, és maximum 90 napos számlákkal.
- Csak partner alapján 14 napra visszamenőleg történik párosítás, ha közlemény alapján sikeres párosításra nincs lehetőség.
Ha díjbekérőt kézzel állítasz kifizetettre banki tranzakció párosítás helyett, akkor abból a számla nem készül el automatikusan.
Milyen e-mail értesítőket küld az autokassza?
Minden sikeres automatikus párosítás után a rendszer e-mailt küld a fiókgazdának, illetve az autokasszához beállított értesítési e-mail-címre. Az e-mail tárgya: Számlázz.hu - Befizetés érkezett.
Az értesítő tartalma attól is függ, hogy a párosítás után van-e még teendő: jelzi például, hogy a papír számlát ki kell nyomtatni és el kell juttatni a vevőhöz, vagy az elektronikus számlát el kell küldeni.
Ha egy díjbekérő automatikus párosítása hiba miatt nem sikerül, erről is külön e-mailt kapsz: Számlázz.hu - Díjbekérő automatikus párosítása meghiúsult tárggyal.
Az autokasszához tartozó értesítési e-mail-cím a Beállítások / Fiók beállításai / Autokassza (banki integráció) felületen módosítható.
Miért érdemes autokasszát használnod?
Ha rendszeresen kapsz utalásos fizetéseket, az autokassza elvégzi helyetted azt a napi rutinmunkát, amit egyébként kézzel kellene elvégezned. Az autokassza funkciót akkor érdemes beállítanod, ha:
- Rendszeresen érkeznek banki utalások a kimenő számláidra, és ezeket eddig manuálisan egyeztetted.
- Sok nyitott számlát kezelsz egyszerre, és nehézkes kézzel nyomon követni, melyiket fizették ki.
- Pontosan szeretnéd rögzíteni a kifizetés dátumát a rendszerben, például könyvelési vagy adatkapcsolati célból.
- Díjbekérőket állítasz ki, és szeretnéd, hogy a beérkező utalás után az autokassza automatikusan kiállítsa a végleges számlát is.
Minél több nyitott számlát kezelsz egyszerre, annál több időt és figyelmet spórolsz meg minden egyes hónapban.
Az autokassza funkció használatához szükséges, hogy a bankszámlád és a Számlázz.hu fiókod összekapcsolása sikeresen megtörténjen. Ha az összekötés még nem történt meg, a Beállítások / Fiók beállításai / Autokassza (banki integráció) felületen tudod elvégezni.
Milyen beállításokat érdemes ellenőrizned a használat előtt?
-
Engedélyezheted vagy tilthatod, hogy a díjbekérőhöz érkező utalás esetén abból automatikusan készüljön számla, vagy manuálisan fogod elkészíteni azt. A díjbekérő beállításait keresd a Beállítások / Fiók beállításai / Számlázás beállítások menüpontban, a Díjbekérő beállításainál.
- Mivel a díjbekérő nem számviteli bizonylat, alapértelmezett beállítás a fiókban, hogy amennyiben kiszámlázásra kerül, visszavonhatatlanul törlődik a fiókból.
A díjbekérő beállításairól ide kattintva olvashatsz bővebben.
- Beállíthatod azt is, hogy a díjbekérőből automatikusan elkészülő bizonylat előlegszámla vagy számla legyen. A beállítást számlatömbönként szabályozhatod a fiók beállításaiban. Részletekért kattints ide.
Az autokasszához kapcsolódó további bejegyzéseinket tudástárunkban éred el!
