Ha korábbi számlázóprogramból költözöl a Számlázz.hu-ba, a partner- és termékadataidat CSV-fájl segítségével importálhatod. Az alábbiakban bemutatjuk a feltöltés általános tudnivalóit, valamint a partnerek és termékek importálásának legfontosabb lépéseit.
Mit érdemes tudni a partner- és termékadatok importálásról?
Az importálás előtt érdemes megismerned néhány általános tudnivalót. A partner- és termékadatok feltöltése előfizetéshez kötött funkció, amely #start, #digital és #profi csomaggal is használható. Az alábbi információk segítenek a megfelelő fájl kialakításában és abban, hogy az adatok feltöltése minél egyszerűbben történjen.
Milyen fájlt használhatok az importáláshoz?
Az importáláshoz használhatod a Számlázz.hu mintafájlját, de saját CSV-fájlt is feltölthetsz. A saját fájl lehet fejléces vagy fejléc nélküli, és a feltöltés során megadhatod, hogy tartalmaz-e fejlécet.
A rendszer mindkét esetben a fájl első sorát használja ahhoz, hogy a következő lépésben az oszlopokat a megfelelő mezőkhöz tudd rendelni.
Mi történik, ha a saját CSV-fájl szerkezete eltér a mintafájltól?
Ha a saját CSV-fájl oszlopai eltérnek a mintafájlban szereplőktől, az importálás során hozzárendelheted őket a megfelelő partner- vagy termékmezőkhöz.
A rendszer a CSV-fájl első sorában szereplő értékeket jeleníti meg, ezek alapján választhatod ki, hogy az egyes oszlopok melyik Számlázz.hu mezőhöz tartozzanak. Fejléces fájl esetén ezek a fejlécnevek, fejléc nélküli fájl esetén pedig az első adatsor értékei.
Ha egy oszlop adataira nincs szükség, a Hagyd figyelmen kívül lehetőséget választva az adott oszlop nem kerül importálásra.
Egy Számlázz.hu mezőhöz egyszerre csak egy CSV-oszlop rendelhető hozzá. Ha ugyanazt a mezőt egy másik oszlophoz rendeled, a rendszer automatikusan megszünteti a korábbi hozzárendelést.
Milyen technikai feltételei vannak az importálásnak?
Az importálás sikeressége érdekében a CSV-fájl elkészítésekor az alábbi technikai beállításokra figyelj:
- Mezőelválasztóként vesszőt vagy pontosvesszőt használhatsz.
- Karakterkódolásként az UTF-8 vagy a Kelet-Európai (ISO-8859-2) (Windows) lehetőséget választhatod.
- Fontos, hogy a fájl létrehozásakor, a fentiek alapján megadott paraméterekkel megyezőeket válassz ki a feltöltő felületen is.
Hogyan importálhatok partneradatokat a Számlázz.hu-ba?
A partneradatok importálását a Beállítások / Partnerek menüpontban indíthatod el. Ha már vannak partnereid, a partnerlista felett található Csoportos műveletek lenyíló menüben válaszd a Partnerek feltöltése lehetőséget. Ha még egyetlen partnert sem hoztál létre, az üres partnerlistán megjelenő Tömeges feltöltés gombbal kezdheted el az importálást.
A fájl beolvasása után, de még az adatok feltöltése előtt előnézetet adunk az importálás eredményéről.
Egy már létező partner adatait akkor frissítjük, ha a partnert:
- megtaláljuk partnerazonosító alapján
VAGY - megtaláljuk adószám alapján
VAGY - pontosan megegyezik a partner neve és címe
(irányítószám + település + utca/házszám).
Ha a feltöltött adatok alapján a partnert nem találjuk meg, új partnert hozunk létre, a hibás adatsorokat pedig a rendszer jelzi, amelyek külön fájlként letölthetők.
Ha a saját CSV-fájl helyett a javasolt szerkezetet szeretnéd használni, töltsd le az alábbi Excel mintafájlt, egészítsd ki partnereid adataival, majd mentsd CSV-formátumban a megfelelő karakterkódolással és mezőelválasztóval, végül töltsd fel.
A partnerimport mintafájl az alábbi oszlopokat tartalmazza: partner neve, partner azonosító, ország, irányítószám, település, utca és házszám, postázási név, postacím: ország, postacím: irányítószám, postacím: település, postacím: utca és házszám, adószám, csoportos adószám, közösségi adószám, email cím, számla típus (E/P/EP), alapértelmezett fizetési mód, fizetési határidő (nap), főkönyvi szám, partner főkönyvi azonosító, kapcsolattartó neve, kapcsolattartó telefon, kapcsolattartó fax, devizanem, adóalany, partner megjegyzés, alapértelmezett számla megjegyzés, bankszámlaszám.
Hogyan importálhatok termékadatokat a Számlázz.hu-ba?
A termékadatok importálását a Beállítások / Termékek menüpontban indíthatod el. Ha már vannak termékeid, a terméklista felett található Csoportos műveletek lenyíló menüben válaszd a Termékek feltöltése lehetőséget. Ha még egyetlen terméket sem hoztál létre, az üres terméklistán megjelenő Tömeges feltöltés gombbal kezdheted el az importálást.
A következő lépésben ellenőrizheted, és szükség esetén módosíthatod, hogy a fájl egyes oszlopai mely termékmezőkhöz legyenek hozzárendelve.
A nettó és a bruttó egységár egyszerre nem rendelhető hozzá mezőhöz. Ha az egyiket hozzárendeled, a rendszer a másikat automatikusan Hagyd figyelmen kívül állapotra állítja. Ha bruttó árakkal töltöd fel a terméktörzset, érdemes a számlakiállításkor is bruttó alapú számlázást használni. Ellenkező esetben a nettóból történő bruttó árképzés miatt eltéréseket tapasztalhatsz. Erről a témáról kapcsolódó cikkünkben olvashatsz.
Ha a feltöltött fájlban szereplő azonosító megegyezik egy már meglévő termék azonosítójával, a rendszer a meglévő termék adatait frissíti. Ha nem talál egyező azonosítót, új terméket hoz létre.
Ha a saját CSV-fájl helyett a javasolt szerkezetet szeretnéd használni, töltsd le az alábbi Excel mintafájlt, egészítsd ki termékeid adataival, majd mentsd CSV-formátumban a megfelelő karakterkódolással és mezőelválasztóval, végül töltsd fel.
A termékimport mintafájl az alábbi oszlopokat tartalmazza: megnevezés, azonosító, megjegyzés, nettó egységár, áfakulcs, bruttó egységár, mennyiség a számlán, mennyiségi egység, árbevétel főkönyvi szám, áfa főkönyvi szám, gazdasági esemény típusa, áfa gazdasági esemény típusa.
Hogyan módosíthatom a partner vagy termék adatait?
A partner vagy termék adatait bármikor módosíthatod a nevére vagy a sor végén található ceruza ikonra kattintva.
Ha egyszerre több partner vagy termék adatait módosítanád, a partnerlistán vagy a terméklistán nyisd meg a Csoportos műveletek lenyíló menüt, majd válaszd a Partnerek letöltése vagy a Termékek letöltése lehetőséget. Végezd el a szükséges módosításokat a letöltött fájlban, majd töltsd fel ugyanúgy, mint az első importáláskor. A rendszer az azonosított partnerek, illetve termékek adatait a feltöltött fájl alapján frissíti.